Chào các bạn, với những người kinh doanh như chúng ta, Email Marketing trở là một phần vô cùng quan trọng giúp cho công việc thuận lợi, suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên việc email có đến được inbox của khách hàng không? Liệu có bị “Án” Spam không? Làm sao để gửi email hàng loạt mà không bị đánh giá là Spam? Số lượng email gửi mỗi ngày là bao nhiêu? Làm thế nào để khách hàng quan tâm và mở email? …Là điều mà tất cả chúng ta đều thực sự quan tâm.
Vậy chúng ta sẽ cùng nhau nghiên cứu vấn đề luôn nóng này nhé:
A. Spam Email
* Spam mail là gì ?
* Làm sao để gửi nhiều mà không bị spam ?
* Lợi ích của Email Marketing ?
* Danh sách và chất lượng Email?
* Một ngày nên gửi bao nhiêu mail ?
* Làm sao để khách hàng nhận và mở email ?
Chúng ta sẽ lần lượt trả lời từng câu một để đưa ra những hướng giải quyết .

1. Spam mail là gì ?
Thuật ngữ này chắc chắn đã quá quen thuộc với chúng ta phải không? Spam hay còn gọi là thư rác là những thư quảng cáo mà người nhận không mong muốn nhận được. Hiện nay nhiều đơn vị sử dụng email để gửi quảng cáo tran lan gây khó chịu cho người nhận. Thực ra các quảng cáo có ích cho người nhận không? Có chứ. Đáng tiếc là những quảng cáo hữu ích của chúng ta bị chìm lẫn trong vô số những quảng cáo nhảm nhí, vô giá trị khiến cho tất cả đều bị trảm cùng một tội : Spam. Điều này có thể gây ảnh hưởng lâu dài lên thương hiệu và vi phạm các điều luật quốc tế. Khi tên miền hoặc địa chỉ IP của bạn bị liệt kê vào danh sách đen (do việc gửi Spam mail) của các công cụ quản lý email và lọc email. Chúng ta sẽ không thể gửi được email đến người nhận ở sau các hệ thống này. Trong trường hợp nghiêm trọng, email sẽ không thể được gửi được ra ngoài và dịch vụ hosting của chúng ta sẽ bị hủy bỏ. Do vậy chúng ta nên lưu ý điều này khi gửi email quảng cáo hàng loạt.

2. Làm sao để gửi nhiều mà không bị spam ?
Có một ví von thú vị: Làm sao để ăn trộm không bị gọi là thằng ăn trộm )? Và câu trả lời là : ăn trộm làm sao mà không bị bắt thì sẽ không bị gọi là ăn trộm (J) . Đúng là như vậy, làm thế nào để nhà mạng thấy rằng ta đang trao đổi thông tin với rất nhiều người chứ không phải là spam mail?
Trước hết chúng ta phải nắm được các nhà mạng xác định như thế nào là spam ,gửi bao nhiêu email thì bị cho là spam ? để có hướng xử lý phù hợp.
Hiện tại có hai nhà mạng lớn cung cấp dịch vụ email phổ biến là Google (Gmail) và Yahoo. Ngoài ra còn các nhà mạng ít phổ biến khác.
- Với hai nhà mạng phổ biến: Gmail và Yahoo, chúng ta có một số thông tin thú vị sau:
o Lượng email gửi đi: Thông thường nếu chúng ta gửi trực tiếp từ hòm thư cá nhân chỉ nên gửi khoảng 30 email/ ngày. Tất cả những email quá quy định sẽ đều bị coi là spam. Nếu sử dụng phần mềm gửi mail có thể tăng số lượng lên vài trăm thậm chí vai triệu email. Tuy nhiên bất cứ sự quá tải nào cũng đều bị đánh giá là spam.
o Kinh nghiệm là hạn chế tối đa hình lớn, dung lượng cao, sử dụng quá nhiều font chữ và màu sắc gây chú ý, quá nhiều chữ in hoa, ký tự đặc biệt, Nội dung cắt dán… Đây là một số yếu tố cơ bản có thể bị hai nhà mạng này đánh giá là Spam. Tuy nhiên chúng ta có thể thông qua những phần mềm để kiểm tra nội dung Spam. Trên những hệ thống Email Marketing chuyên nghiệp cũng có hỗ trợ phần này
- Với các nhà mạng khác: Mỗi nhà mạng đều có những ưu điểm và hạn chế riêng nhưng cơ bản chúng ta nên tránh những lỗi phổ biến như trên để giảm thiểu nguy cơ bị xử lý rác.

3. Lợi ích của Email Marketing ?
Điều này có lẽ chúng ta không cần bàn đến nhiều bởi bất kỳ người kinh doanh nào cũng có thể nhận thấy được nguồn lợi khổng lồ từ việc gửi Email Marketing.

4. Danh sách và chất lượng Email ?
Chúng ta có thể vào Google để search “danh sách khách hàng” hoặc “ danh sách email” có thể tìm được khá nhiều trang web cung cấp thông tin khách hàng. Miễn phí có, trả tiền cũng có, bạn bỏ ra 300 – 500 ngàn có thể có vài ngàn email theo chủ đề. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của mình, những danh sách đó người ta đã bán cho hàng trăm lượt khách hàng có nhu cầu như bạn. Và hẳn nhiên, những chủ email đó mỗi ngày nhận không dưới hàng trăm “Email Marketing” lúc này với họ tất cả email đó dù hữu ích hay không đều bị chuyển vào Spam hết bởi họ quá mệt mỏi khi nhận được số thư quảng cáo nhiều như vậy hàng ngày. Dần dần, họ bỏ luôn không sử dụng email bị phiền nhiễu đó nữa. Hoặc họ sẽ chặn tất cả những email bị nghi ngờ là spam.
Như vậy, số email đó cũng sẽ trở nên vô ích đối với chúng ta, Nó làm tốn dung lượng gửi vốn đã rất hạn chế của nhà mạng.
Vậy lời khuyên từ kinh nghiệm của mình là hãy lựa chọn cho mình những email chất lượng, đảm bảo chủ email vẫn sử dụng để tăng hiệu quả của chiến dịch email. Nếu bạn đã có trong tay danh sách hàng ngàn, hàng triệu email thì có thể dùng phần mềm lọc email chết để loại bỏ những email kém chất lượng.
Những email tốt nhất là những email chủ động đăng ký nhận thông tin về dịch vụ của bạn. Còn chần chờ gì mà không đăng ký cho mình một hệ thống bắt giữ emailJ.
Chúng ta cũng đừng tiếc rẻ khi loại bỏ những email từ chối nhận thông tin của mình. Hãy tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng để giữ hình ảnh đẹp về mình nhé bạn.
Bạn sẽ băn khoăn là lấy đâu ra nguồn data nhiều mà chất lượng như thế? Vấn đề này cũng nan giải đúng không? Ngoài những email chủ động đăng ký nhận dịch vụ, bạn có thể mua hoặc trao đổi những data ở những nguồn thật sự tin tưởng, đảm bảo data không bị bán đại trà. Hoặc lọc thật kỹ data free mà bạn kiếm được.
Sau một chiến dịch email, những email hỏng hoặc bị từ chối, hãy loại nó ra khỏi danh sách của mình.

5. Một ngày nên gửi bao nhiêu mail ?
Điều này vô cùng quan trọng bởi nó đảm bảo tỷ lệ vào inbox của người nhận. Vậy gửi như thế nào? Số lượng bao nhiêu email mỗi ngày, mỗi tháng thì an toàn?
Để email không bị nhà mạng treo “án” Spam thì chúng ta chỉ nên gửi khoảng 30 email/ngày/ IP. Có thể dung nhiều email và IP và khác nhau để gửi. Thời gian giãn cách giữa các lần gửi khoảng 30s. Đây là cách gửi phổ thông nhất, tỷ lệ vào inbox rất cao. Tuy nhiên không thể đáp ứng được nhu cầu quảng bá, kinh doanh được. do vậy chúng ta cần có sự can thiệp của phần mềm.
Nếu sử dụng phần mềm gửi mail số lượng có thể tăng nhiều ít tùy thuộc vào hệ thống phần mềm hỗ trợ. Đối với một số phần mềm miễn phí: số lượng gửi khoảng 100 email/ ngày là ok. Tuy nhiên với những hệ thống phần mềm gửi email chuyên nghiệp, được chứng thực bới tổ chức kiểm duyệt uy tín (của Mỹ) thì số lượng gửi email không hạn chế, có thể lên đến hàng triệu email/ tháng.

6. Làm sao để khách hàng nhận và mở email ?
Gửi được mail đến inbox khách hàng thì đã khó rồi ,ta còn phải làm sao để khách hàng mở mail ra đọc rồi móc điện thoại ra gọi hay lưu thông tin ta gửi lại để dành thì cũng chẳng phải dễ dàng gì .Chúng ta sẽ đi sâu vào nội dung mail gửi đi để xây dụng hiệu quả tốt nhất có thể nhé
Các yếu tố chúng ta cần xét đến lần lượt như sau :

* Tên hiển thị của người gửi mail:
Hãy tưởng tượng, nếu bạn nhận đc 1 cái mail trong inbox với 1 cái tên hiển thị toàn là ký tự vô nghĩa đại loại như “gdhaiusjkf” hay “sddhg ljhd” thì bạn sẽ bấm vào đọc liền chứ . Chắc chắn không. Theo kinh nghiệm của tôi , tên hiển thị nên là 1 cái tên đại diện cho công ty, đại diện cho sản phẩm hay ít nhất cũng phải là 1 cái tên có nghĩa ( lưu ý nho nhỏ không nên thêm vào cái tên số hiệu hay ký tự vd như là hieu02 ,nghia11 vì sẽ làm cho người đọc thêm băn khoăn, họ sẽ nghĩ trước những cái tên này sẽ còn vài cái tên khác nữa ,và họ sẽ tin mail này có khả năng là spam ) .

* Tiêu đề mail:
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, Tiêu đề mail sẽ chiếm tới 70% trong tổng số 100% khả năng khách hàng sẽ mở mail ra xem, vì vậy chúng ta nên thật cẩn thận lưạ chọn tiêu đề chất lượng nhé.Các vấn đề của tiêu đề như sau :

   - Không có tiêu đề / Tiêu đề vô nghĩa ( khỏi ai xem )

   - Tiêu đề quá dài ( bị cắt bớt ko đủ nội dung)

   - Tiêu đề nói toạc ra hết thông tin bài viết ( khả năng ko cần xem rất cao)

* Kết Luận: Một tiêu đề ngắn gọn, súc tích (khoảng 50 ký tự) và sử dụng câu khẳng định hay nghi vấn sẽ tạo sự chú ý và hấp dẫn người đọc, điều đó tăng tỷ lệ mở email.

* Nội dung mail :
Qua 2 cửa ải trên, khách hàng click vào mail là bạn đã thành công 70% rồi. Còn 30% cho phần nội dung đó. Đối với nội dung mail thì phần quan trọng nhất đó chính là 8 cm đầu bài viết bạn nhé ,bởi vì đó sẽ là phần đầu tiên hiện ra khi khách hàng click vào mail của bạn, và nó cũng là điểm quyết định xem khách hàng có kéo xuống xem tiếp không hay thẳng tay xoá bỏ nó .Chính vì lý do này ,một lần nữa hãy ghi những gì đáng để ghi với vài lưu ý nhỏ sau đây :

   - Chữ nghĩa quá nhiều : khách sẽ không đủ kiên nhẫn để đọc hết.

   - Sử dụng tên của khách hàng để tạo thiện cảm: Dear Mr Sơn Pham!...

   - Đưa ngay những nội dung mà khách hàng có thể quan tâm

   - Cỡ chữ to vừa (cỡ 20 với ms word) với màu dịu,trong khoảng 8cm đầu truyền tải đủ thông tin ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, mang lại cảm giác tin cậy và tạo cảm giác tò mò... bằng đường link đến website.

   - Hình ảnh có dung lượng nhỏ hơn 100×100.

   - Hãy cảm ơn hoặc xin lỗi nếu làm khách hàng phiền lòng và lịch sự để lại một đăng ký hủy nhận thư nếu thư này không có giá trị đối với họ.

   - Đừng quên để lại thông tin liên hệ nhé

   - Tốt nhất hãy thiết kế 1 template chuyên nghiệp, giao diện mới lạ, thân thiện với khách hàng. Tốt nhất hãy cá nhân hóa email để tạo sự quan tâm đến khách hàng.

Thực hiện các bước trên đây sẽ giúp chúng ta có cơ hội lớn chiếm được cảm tình của khách hàng và tăng khả năng mua hàng đúng không bạn. Còn việc khách hàng mua hàng của bạn phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó đặc biệt quan trọng là những giá trị mà bạn cho họ ẩn chứa trong thông điệp email.